POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

OBJETIVO

GIRRES S.A.S. con el interés de darle aplicación a la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 y al Decreto 1377 de 2007 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, y para garantizar la protección de los datos persona- les y de todo tipo de información que repose en sus bases de datos y archivos, ha expedido el presente documento interno. Mediante su establecimiento, se garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que existiere sobre ellas en bases de datos y archivos dentro de GIRRES S.A.S., y se fijan los criterios para recolección, uso, procesamiento, intercambio y transmisión de datos personales, así como la res- ponsabilidad de la empresa y de sus empleados en el tratamiento de los mismos.

La persona que ejerciendo cualquier actividad, bien sea comercial o laboral, de forma permanente u ocasional, sumi- nistre sus datos personales a GIRRES S.A.S., podrá conocer esta información, actualizarla y rectificarla.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

GIRRES S.A.S., es una empresa dedicada a los negocios y proyectos relacionados con el desarrollo de Software, inclu- yendo la comercialización de servicios app y web, herramientas informáticas y toda clase de servicios afines, comple- mentarios o relativos al uso de Software.

GIRRES S.A.S. registra domicilio en la ciudad de Bogotá D.C.
Calle 53 # 3 - 27 Torreo 5 Apto 301
Responsable del Tratamiento: GIRRES S.A.S.
Correo Electrónico: soporte@girres.com.co
Teléfono: 310 525 4868

GIRRES S.A.S., como RESPONSABLE del tratamiento de la información, es cuidadosa de los términos en que se some- tan a tratamiento los datos personales de sus trabajadores, contratistas, clientes actuales y posibles interesados en sus servicios. Los Titulares de los datos personales, cuentan con la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales o revocar la autorización suministrada a GIRRES S.A.S.

DEFINICIONES

En aras de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de Protección de Datos Personales, todo titular de datos personales sometidos a tratamiento por GIRRES S.A.S., deberá entender los siguientes términos así:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales determi- nadas o determinables.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor públi- co. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros, documentos públicos, gace- tas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural, que actúa por sí misma o en nombre legal de otros. -Tratamiento:Cualquieroperaciónoconjuntodeoperacionessobredatospersonales,talescomorecolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS

GIRRES S.A.S. podrá solicitar a los Titulares o recolectar, los datos personales que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, entre otros:

a) Nombres y apellidos. b) Razón Social. c) Número de identificación. d) Fecha de nacimiento. e) Dirección de corres- pondencia. f) Teléfono de contacto. g) Correo electrónico. h) Referencias e historia laboral. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a GIRRES S.A.S., mediante formularios de contacto, recolectados personalmente a través de sus funcionarios u obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos.

PRINCIPIOS RECTORES Y NORMAS QUE REGULAN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Este documento se elabora en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1266/08, ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1727/09 y 2952/10 y Decreto Reglamentario Parcial 1377/13. Los principios que armónica e integralmente se aplicarán al interior de LA EMPRESA para la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, intercambio o transmisión de datos personales, son los siguientes:

  • a) Principio de legalidad. En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • b) Principio de la finalidad. El uso, captura, recolección o tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por GIRRES S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • c) Principio de la libertad. El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial.
  • d) Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a uso, captura, recolección o tratamiento, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fracciona- dos o que induzcan a error.
  • e) Principio de transparencia. En el uso, captura, tratamiento y recolección de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GIRRES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la exis- tencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • f) Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
  • g) Principio de seguridad. Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo per- mitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrati- vas que sean necesarias para otorgar a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y, en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • h) Principio de confidencialidad. Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en Bases de Datos, se comprometen a conservar y man- tener de manera estrictamente confidencial, y no revelar a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución o ejercicio de sus funciones. Todas las perso- nas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos dentro de GIRRES S.A.S., deberán suscribir un otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para asegurar el cumplimiento de esta obligación.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  • a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar autorización.
  • c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación u otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindi- cal, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

GIRRES S.A.S. se reserva en los casos contemplados en la ley o en sus estatutos, la facultad de catalogar cierta informa- ción que haga parte de sus bases de datos, como confidencial.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso o supresión de datos personales por parte de GIRRES S.A.S., requiere del con- sentimiento libre, expreso, previo e informado por parte del Titular de los mismos.

MEDIO Y MANIFESTACIONES A TRAVÉS DE LOS QUE SE OTORGA LA AUTORIZACIÓN

La autorización para el tratamiento de datos personales puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un meca- nismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el que se concluya de manera inequívoca, que de no haberse dado una conducta del Titular, los datos nunca se habrían captu- rado ni habrían sido almacenados en la base de datos. La autorización será generada por GIRRES S.A.S. y puesta a disposición del Titular, de forma previa al tratamiento de sus datos personales.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Son derechos que legalmente le corresponden al Titular de los datos personales dentro de GIRRES S.A.S.

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento: Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzca a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en los casos en que esta autorización se exceptúa como requisito del tratamiento.
  • Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, acerca del uso que se le han dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio acerca de las infracciones que GIRRES S.A.S. cometa a las leyes que regulan el tratamiento de datos personales, habiendo previamente consultado o requerido al responsable del tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando, en su tratamiento, no se respeten los principios o los derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión solo procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayan determinado que en el tratamiento, el responsable o el encargado han procedido contrariamente a la ley o a la constitución.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE GIRRES S.A.S.

En virtud de la presente política, como responsable del tratamiento de datos personales, LA EMPRESA tiene los siguien- tes deberes:

  • Garantizar al titular de la información en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho al habeas data.
  • Solicitar y conservar en las condiciones descritas en este documento, copia de la autorización otorgada por el titular. • Informar al titular el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y con qué finalidad.
  • Conservar la información con miras a evitar su pérdida, adulteración o deterioro, así como la consulta, acceso o utiliza- ción por quien no esté autorizado para hacerlo; y sea completa, actualizada, exacta, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información comunicada de forma oportuna al encargado, respecto de los datos que previamente le haya entregado, y velar porque estos se mantengan permanentemente actualizados.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar al encargado del tratamiento lo pertinente.
  • Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos, según el caso, cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en el presente manual.
  • Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitarlasconsultasyreclamosenlostérminosdescritosenelpresentedocumento.
  • Adoptar un manual interno que fije las políticas y los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al encargado del tratamiento que, determinada información, se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar al Titular de la información sobre el uso de sus datos.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DENTRO DE LA EMPRESA

Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho a habeas data.

  • 1. Conservar la información recopilada bajo las medidas de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • 2. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales en los términos del presente manual.
  • 3. Actualizar la información reportada por el responsable del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. 4.Tramitarlasconsultasylosreclamosformuladosporlostitularesdelosdatospersonales,enlostérminosestipulados en el presente documento.
  • 5. Registrar en la base de datos la frase “reclamo en trámite” cuando sea el caso.
  • 6. Insertar en la base de datos la frase “información en discusión judicial”, si una autoridad judicial notifica que está en trámite un proceso judicial en relación con la calidad del dato personal.
  • 7. Abstenerse de circular cualquier información que esté siendo controvertida por su Titular, cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • 8. Permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
  • 9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y se presenten riesgos con respecto a la administración segura de los datos personales de los titulares.
  • 10. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • 11. Garantizar que la información que se suministre al encargado de las consultas, sea veraz, actualizada, exacta comprobable y comprensible.
  • 12. Actualizar la información comunicándole al encargado oportunamente las novedades correspondientes a los datos que previamente se le han suministrado.
  • 13. Rectificar la información cuando sea necesario y darle al encargado la información pertinente a este respecto.
  • 14. Suministrar al encargado, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • 15. Exigir al encargado respeto por la privacidad y seguridad de la información. 16.Tramitarlasconsultasyreclamosformulados.
  • 17. Darle al encargado las instrucciones con apoyo en la ley, cuando el titular de la información formule reclamos.
  • 18. A solicitud del titular informar acerca del uso dado a sus datos.
  • 19. Informar a las autoridades las situaciones que se crea que vulneran los derechos de los titulares de los datos y/o los de LA EMPRESA.
  • 20. Cumplir con lo que la Superintendencia de Industria y Comercio establezca a este respecto.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

GIRRES S.A.S. debe recolectar los datos personales que son necesarios para el desarrollo del objeto social de la Enti- dad, y debe informar al titular la finalidad de la recolección, luego de lo cual es necesario que diligencie la autorización correspondiente en la que se otorgue el consentimiento para darle a los datos el tratamiento legal y reglamentario co- rrespondiente.

CUÁNDO NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

No es necesario que el titular de los datos imparta la autorización para su tratamiento por parte de GIRRES S.A.S. en los siguientes casos:

  • a) En la ocurrencia de una urgencia médica u hospitalaria.
  • b) Cuando lo soliciten las autoridades públicas o administrativas y esto sea producto de una orden judicial.
  • c) Cuando los datos sean de naturaleza pública.
  • d) Cuando se presente un tratamiento de información autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos. e) Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

QUIÉNES PUEDEN EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos del Titular pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

  • a) El Titular quien debe identificarse suficientemente,según lo disponga la EMPRESA.
  • b) Los causahabientes del Titular si este fallece o se incapacita, siempre que acrediten su calidad.
  • c) El representante o apoderado del Titular, previa presentación de poder.

NOTA: Los derechos de los menores de edad, se ejercerán de acuerdo con lo que la ley estipule en materia de repre- sentación.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

GIRRES S.A.S. dispondrá de los medios tecnológicos o físicos idóneos e implementará las acciones para mantener los registros que permitan comprobar cuándo y cómo se obtuvo la autorización respectiva del titular de los datos.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular puede en cualquier momento revocar su autorización, salvo si esta acción tuviere relación con información que obligatoriamente debe permanecer en los archivos o bases de datos de LA EMPRESA, con apoyo en un contrato o en una ley. Esta revocatoria será válida por los mismos medios utilizados para impartir la autorización.

DERECHO DE ACCESO

LA EMPRESA garantizará que los titulares o aquellas personas legitimadas para hacerlo, tengan acceso a los datos y puedan actualizarlos cuando sea necesario.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

LA EMPRESA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte incom- pleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

  • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe aportar las correcciones a reali- zar y la documentación que avale su petición.
  • LA EMPRESA tiene plena libertad de habilitar mecanismo que le faciliten el ejercicio de este derecho siempre y cuando estos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros. De acuerdo con la legislación vigente, el titular o sus causahabientes podrán.
  • Solicitar al correo soporte@girres.com.co la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de LA EMPRESA.
  • Las consultas serán atendidas por el encargado del tratamiento de datos personales en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando fuera posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado expre- sando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún momento superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CONSULTAS Y RECLAMOS

1. CONSULTAS: Los titulares o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cual- quiera de las bases de datos de LA EMPRESA. En consecuencia, GIRRES S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contendida en el registro individual o que relacione con la identificación del titular.

2. RECLAMOS: Ante el encargado del tratamiento de datos personales, el titular o los causahabientes pueden presen- tar reclamos con respecto a correcciones, actualizaciones o supresiones necesarias, o incumplimiento a la ley. Este reclamo se presentará ante el responsable del tratamiento. Éste debe tener en cuenta el contenido del art. 15 de la Ley 1581 de 2012, y se enviará al correo electrónico: soporte@girres.com.co

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente podrán ser ejercidos de manera gratuita por:

  • a) El Titular o su causahabiente, este último acreditando su calidad.
  • b) El representante del Titular, previa presentación del poder.

Esta solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener como mínimo:

  • a) El nombre del Titular y la dirección donde recibirá la respuesta.
  • b) Los documentos que acrediten la calidad del representante.
  • c) La descripción clara de los datos con respecto a los que el Titular busca ejercer algún derecho.
  • d) Los demás documentos o información que el reclamante crea que complementa debidamente su petición

LA EMPRESA está obligada a rectificar o a actualizar la información inexacta, incompleta, desactualizada, a solicitud del Titular en los términos señalados. El Titular debe señalar en qué consiste su petición y aportará la documentación que apoye su petición. El Titular puede en cualquier momento pedir a GIRRES S.A.S la supresión o eliminación de sus datos personales, cuando:

  • a) Considere que a los mismos no se les está dando el tratamiento señalado en la normatividad vigente o en la presente reglamentación.
  • b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que fueron recabados.
  • c) Se haya superado el período necesario para cumplir los fines para los que fueron recaudados.

El derecho del Titular implica que puede solicitar actualización o supresión total o parcial y LA EMPRESA lo atenderá, pero no opera absolutamente y LA EMPRESA se puede negar cuando:

  • a) El Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en una base de datos.
  • b) La eliminación o supresión obstaculice acciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y sanción de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función de interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

El Titular autorizará a LA EMPRESA para que transfiera sus datos personales a entidades internacionales con las que existan convenios internacionales o relaciones interinstitucionales.

Sin perjuicio de conservar la confidencialidad de la información, LA EMPRESA les advertirá suficientemente a los terce- ros cuál es su política de manejo de información personal y velará porque no se utilice ésta indebidamente, advirtiendo que no puede ser utilizada para fines que no estén relacionados con los convenios, acuerdos y actividades de naturale- za propia.

De otro lado, GIRRES SAS podrá intercambiar información personal de sus trabajadores, proveedores o contratistas, con sus abogados asesores, revisores fiscales, contadores, autoridades fiscales, judiciales y administrativas, organismos de investigación, cuando sea necesario para.

  • a) Cumplir con las leyes vigentes.
  • b) Cumplir lo determinado dentro de procesos judiciales.
  • c) Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno.
  • d) Proteger los intereses de LA EMPRESA en materia de privacidad, seguridad o propiedad.
  • e) Obtener indemnizaciones o evitar daños y perjuicios.

VIGENCIA

El presente manual rige a partir del 1 de enero de 2020 y le quita efecto a cualquier reglamentación anterior existente al respecto al interior de GIRRES SAS.